Vedtægter for den selvejede institution Arden-Hallerne

Stiftet d. 16. marts 2005

§ 1. Institutionens navn og hjemsted.
Institutionens navn er Arden-Hallerne. Institutionen er selvejende og har hjemsted i Arden. Institutionen er dannet i 2005 ved en fusion af den selvejende institution Arden Svømmehal og den selvejende institution Arden-Hallen.


§ 2. Formål.
Institutionens formål er at opføre og drive haller og bygninger, indeholdende idræts- fritids- og forsamlingslokaler til følgende formål.:

Stk. 1.
Lokalerne skal primært stilles til rådighed for byens og oplandets borgere til idræt, motion, svømning, bevægelse og almene sundhedsrelaterede aktiviteter.

Stk. 2.
Sekundært kan lokalerne anvendes til andre arrangementer, så som udstillinger, møder, festarrangementer og andre kulturelle og almene arrangementer.


§ 3. Grundlag.
Stk. 1.
Ved institutionens stiftelse, råder institutionen over ejendommen Arden Svømmehal beliggende på matr. nr. 12 y, Storarden by og sogn, ejendomsværdi kr. 2.400.000, samt ejendommen Arden-Hallen beliggende på matr. nr. 12 v, Storarden by og sogn, ejendomsværdi kr. 4.000.000.
Pr. 1-1-2005 er balancen på kr. 6.644.148 og egenkapitalen er på kr. 3.406.954.

Stk. 2.
Institutionen søger til opførelse af bygninger den nødvendige kapital tilvejebragt, dels ved indsamling i form af penge, arbejdsydelser eller andet fra organisationer, selskaber, institutioner, foreninger, firmaer, fonde, enkeltpersoner og kommunen, og dels ved belåning af ejendommen.


§ 4. Medlemskreds.
Ved institutionens stiftelse udgøres medlemskredsen af de i stk. 1 nævnte foreninger og institutioner.

Stk. 1.
Arden Billardklub, Idrætsforeningen ”Jarl” Arden, Støtteforeningen Jarl`s Venner, Arden Borger-forening, Arden Håndværker- og Handelsstandsforening, Venstre i Arden, Socialdemokraterne i Arden, Det Danske Spejderkorps, Idrætsforeningen ”Dannebrog” Astrup og Arden Vandværk I/S.

Stk. 2.
Nye foreninger eller institutioner, der ønsker optagelse i medlemskredsen, kan efter forudgående ansøgning og efterfølgende godkendelse af forretningsudvalget, optages fra førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde, mod et indskud på kr. 1.000.


§ 5. Repræsentantskabet.
Repræsentantskabet udgøres af de personer, som bliver valgt eller udpeget i medlemskredsen jf. stk. 1 og stk. 2, samt af de personer, der er nævnt i stk. 3 og stk. 4. De valgte eller udpegede personer skal være fyldt 18 år.

Stk. 1.
Hver forening eller institution i medlemskredsen vælger, eller udpeger tre personer til repræsen-tantskabet. De valgte eller udpegede repræsentanter, skal snarest efter valget skriftligt meddeles til sekretæren i forretningsudvalget

Stk. 2.
IF Jarl Arden repræsenteres desuden af tre ekstra personer, hvoraf den ene person er den til en hver tid siddende hovedformand. Disse tre personer indtræder direkte i forretningsudvalget

Stk. 3.
Følgende personer har ret til en plads i repræsentantskabet, så længe de måtte ønske dette. Fhv. uddeler Børge Kristiansen, fhv. smedemester Kaj Kjær, fhv. forvalter Tage Åsholm og fhv. træsko-mager Halvor Kusk.

Stk. 4
Kommunalbestyrelsen i den kommune, hvori institutionen er beliggende, kan til enhver tid udpege indtil tre personer til repræsentantskabet, hvis kommunalbestyrelsen måtte ønske dette.


§ 6. Højeste myndighed.
Repræsentantskabet er institutionens højeste myndighed og udøver denne myndighed på repræsentant-skabsmøderne. Repræsentantskabet skal godkende vedtægtsændringer, væsentlige forandringer eller opløsning af institutionen. Ligeledes skal repræsentantskabet godkende beretninger og regnskab og vælge formand og næstformand for repræsentantskabet, samt vælge medlemmer til forretningsudvalget og vælge revisorer.

Stk. 1.
Indkaldelse til, såvel ordinært som ekstraordinært repræsentantskabsmøde, foretages af formanden for repræsentantskabet. Indkaldelse sker ved skriftlig meddelelse til repræsentantskabets medlemmer, for så vidt det er muligt og ved annoncering i en lokal udbredt avis med mindst 8 dages varsel.

Stk. 2.
Stemmeret på repræsentantskabsmøderne har kun fremmødte og godkendte medlemmer, eller dennes udpegede stedfortræder. Der kan ikke stemmes via fuldmagt.

Stk. 3.
Repræsentantskabet er beslutningsdygtigt uanset antal fremmødte medlemmer.

Stk. 4.
Beslutninger på repræsentantskabsmødet træffes ved almindelig stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formanden for repræsentantskabets stemme afgørende. Vedtægtsændringer kræver dog mindst 2/3 flertal blandt de fremmødte.

Stk. 5.
Forslag, der ønskes behandlet på det ordinære repræsentantskabsmøde, tilstilles skriftligt formanden for repræsentantskabet senest d. 15. januar.

Stk. 6.
Pressen kan få adgang til repræsentantskabsmøder.

Stk. 7.
Der føres protokol, som skal underskrives af dirigenten.


§ 7. Ordinært møde.
Der afholdes ordinært repræsentantskabsmøde hvert år i februar måned. Dagsordenen for det ordinære repræsentantskabsmøde skal omfatte:
a) Valg af dirigent.
b) Godkendelse af fremmødte medlemmer.
c) Formanden for repræsentantskabet aflægger beretning til godkendelse.
d) Formanden for forretningsudvalget aflægger beretning til godkendelse.
e) Fremlæggelse af årsregnskab til godkendelse.
f) Fremlæggelse af budget for kommende regnskabsår til orientering.
g) Behandling af indkomne forslag.
h) Valg af formand og næstformand for repræsentantskabet.
i) Valg af to medlemmer til forretningsudvalget for en toårig periode. Såfremt et forretningsud-valgsmedlem måtte være udtrådt i utide, foretages der tillige supplerende valg.
Overgangsordning: Frem til repræsentantskabsmødet i 2010, vil forretningsudvalget bestå af 8 medlemmer. På repræsentantskabsmødet i 2010 vælges to medlemmer for en toårig periode. Forretningsudvalget består herefter af syv medlemmer. Valg af to revisorer, der skal være regnskabskyndige.
j) Eventuelt.


§ 8. Økonomi.
Institutionens regnskabsår følger kalenderåret. Regnskabet underskrives af forretningsudvalget. Regnskabet indsendes til kommunen senest 14 dage efter det ordinære repræsentantskabsmøde.

Såfremt der ved institutionens drift eller afskrivning, herunder afdrag på gælden, måtte forekomme overskud, der ikke anvendes til udligning af underskud på tidligere års regnskab eller passende hensættelser til vedligeholdelse, fornyelse eller lignende, kan det anvendes til ekstraordinær afskrivning, modernisering eller udvidelse af de til institutionen hørende lokaler og bygninger.

§ 9. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde.
Der skal indkaldes til ekstraordinært repræsentantskabsmøde, når forretningsudvalget eller formanden for repræsentantskabet finder anledning dertil, eller når mindst 3/5 af medlemmerne, skriftligt overfor formanden for repræsentantskabet, fremsætter anmodning herom.

Indkaldelse til ekstraordinært repræsentantskabsmøde foretages jf. § 6 stk. 1. I indkaldelsen skal angives hvad der ønskes behandlet på det ekstraordinære repræsentantskabsmøde.
Stemmeret jf. § 6 stk. 2. Beslutningsdygtighed jf. § 6 stk. 3. Afgørelser træffes jf. § 6 stk. 4.

§ 10. Forretningsudvalget.
Et forretningsudvalg på syv personer, som skal varetage institutionens daglige ledelse, sammensættes således: Repræsentantskabet vælger de fire personer jf. §7 stk. i. Desuden indtræder de tre personer fra IF Jarl Arden, der er nævnt i §5 stk. 2, i forretningsudvalget.

Forretningsudvalget fastsætter selv sin forretningsorden, dog under hensyntagen til følgende:
- Forretningsudvalget, der konstituerer sig selv, vælger en formand, næstformand, kasserer og sekretær.
Som kasserer kan der vælges en person uden for forretningsudvalget.
- IF Jarl Ardens hovedformand skal være menigt medlem af forretningsudvalget.
- Forretningsudvalget afholder mindst fire årlige møder.
- Indkaldelse bør foregå ved udsendelse af dagsordenen i tilpas god tid før møderne.
- Afgørelser i forretningsudvalget træffes ved almindelig stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed, er formanden
for forretningsudvalgets stemme afgørende.
- Formanden for repræsentantskabet kan, dog uden stemmeret, deltage i forretningsudvalgets møder.
- Der føres protokol over trufne beslutninger.

Forretningsudvalget har desuden følgende beføjelser:
- Forretningsudvalget ansætter og afskediger ledende personale.
- Forretningsudvalget ansætter og afskediger cafeteriaforpagter og forpagter af motionscenteret.
- Forretningsudvalget udfærdiger ansættelseskontrakter for forpagtere og ledende personale.
- Forretningsudvalget fastlægger ordensregler for lokalernes anvendelse og regler for udlejning eller udlån af
lokaler og udstyr samt andre nødvendige retningslinier for institutionens daglige drift.
- Forretningsudvalget kan nedsætte ad hoc udvalg til specifikke opgaver. Heri kan indgå medlemmer, der er hentet udefra. Der skal dog være mindst et medlem fra forretningsudvalget.

§ 11. Cafeteria, motionscenter og spiritusbevilling.
I forbindelse med institutionen drives et motionscenter og et cafeteria. Til cafeteriet hører en spiritusbevilling. Denne spiritusbevilling kan oppebæres af inspektøren eller forpagter. Retningslinier for benyttelse af spiritusbevillingen skal udarbejdes af forretningsudvalget og underskrives af bevillingshaveren. Forretningsudvalget har adkomst til regnskabet for cafeteriadriften.

§ 12. Tegningsret.
Institutionen tegnes af forretningsudvalgets formand, eller i dennes fravær næstformanden. Ved køb, salg eller pantsætning af fast ejendom, herunder bygninger, dog af det samlede forretningsudvalg.

§ 13. Vederlag og hæftelse.
- Intet medlem af forretningsudvalget må modtage vederlag af institutionen for arbejdet hermed. Dog kan der,
mod fornøden dokumentation, udbetales godtgørelse efter gældende regler fra Told & Skat.
- Medlemmer af repræsentantskabet, og de tilsluttede foreninger og institutioner, har ingen andel i institutionens
formue, eller overskud, der alene tilfalder institutionen.
- Institutionen kan ikke stille kaution for tredjemands forpligtelser.
- Medlemmer hæfter ikke for institutionens gæld eller eventuelt driftsunderskud.
- Medlemmer er inhabile i de sager, hvor de har personlige eller økonomiske interesser.
- Institutionens bygninger og inventar skal til enhver tid være behørigt brandforsikret.

§ 14. Ophør.
Til vedtagelse af beslutning om institutionens opløsning, kræves at mindst 2/3 af samtlige medlemmer af repræsentantskabet stemmer herfor. Såfremt et sådant antal ikke er til stede, men forslaget i øvrigt er vedtaget med mindst 2/3 flertal blandt de fremmødte, indkalder repræsentantskabets formand, inden 14 dage, til et nyt repræsentantskabsmøde, på hvilket forslaget kan vedtages med mindst 2/3 flertal blandt de fremmødte.

§ 15. Midler fra en opløsning.
I tilfælde af institutionens opløsning, skal dennes midler, herunder eventuelt overskud ved salg, benyttes til formål, som tager sigte på idræt og motion for borgere i Arden og omegn.